Plan de Contingencia de una Empresa, lo que debes saber

El plan de contingencia de una empresa existe principalmente para evitar que esta entre en crisis, además, se encarga auxiliarla cuando es necesario y puede llegar a ser un gran aliado en épocas como esta que estamos viviendo de cuarentena, es por eso que hoy te explicamos un poco sobre qué son.

PLAN DE CONTINGENCIA DE UNA EMPRESA

¿Qué es una Contingencia?

Para contarles que es un plan de contingencia, lo mejor sería que supieran en principio que es una contingencia y porque nos preparamos contra ella, y estas suelen ser muchas veces situaciones adversas a la integridad en cualquier ámbito para una persona o empresa, que pueden ocurrir o no en cualquier momento afectando en gran medida su correcto funcionamiento.

Las contingencias también está definidas como situaciones que pueden sucederse de un momento a otro sin previo aviso, y en estos casos pueden poner en riesgo de quiebra cualquier tipo de empresa o microemprendimiento.

Siempre sin importar como se mire el caso, una contingencia es una situación mala, que traerá inevitablemente situaciones negativas a la empresa y los involucrados. Estas pueden ser cualquier cosa, desde daños a su infraestructura motivadas por desastres naturales, fallas por su capital humano como por ejemplo daño por fuego, o también averías en sus equipos.

También están las contingencias humanas como, por ejemplo, la muerte del dueño y el futuro incierto de la compañía que viene con esto, asimismo cuando roban la información de la empresa y la filtran por internet como ha pasado y finalmente, la disminución o pérdida de producción de la compañía.

Todo este tipo de situaciones puede acabar mal, como por ejemplo en la desaparición de la compañía, y un daño que costará reparar para todos sus trabajadores, y, además, las contingencias son espontáneas, lo cual significa que nadie espera que sucedan en el momento que ocurren, aunque la posibilidad está presente, por supuesto.

¿Qué es el Plan de Contingencia de una empresa?

Ahora que ya te definimos lo que es una contingencia, si podemos definirte lo que es el plan de contingencia de una empresa, y la razón por la cual todas realizan uno. Las empresas suelen realizar un plan de contingencia para prevenir malas situaciones a su salud financiera, esto lo hacen elaborando medidas para contrarrestar las situaciones negativas que se les presenten a la compañía.

Pero estos planes no son hechos ni de improvisto, ni en semanas, por el contrario, son planes que están realizados y estructurados con sumo cuidado teniendo especial atención a los procedimientos que implementaran para no afectar aún más su situación, permitiendo así que la empresa pueda volver a estar en óptimas condiciones, suele haber más de un plan de contingencia para más de una situación.

La mejor recomendación es contar con ese plan

Es mejor tener un plan, contar con él y no necesitarlo que el caso contrario, vivimos en un mundo que se encuentra en constante cambio, amenazado por distintos factores que de una forma u otra pueden afectar las empresas, por lo que siempre es necesario tener un plan que permita la resolución del problema y la puesta en marcha de la compañía a su máxima capacidad en la medida de lo posible.

Los planes deben tener contemplados dentro de si los posibles casos tanto internos como externos que podrían afectarlos, y aunque parezca obvio no siempre lo es para muchos, pero al desarrollar todos estos planes de forma adecuada, expertos han asegurado que las empresas aumentan en un 30 por ciento su efectividad y valor en el mercado.

Evidentemente los planes de contingencia son individuales para cada empresa, esto se debe a que todas trabajan con equipo, capital humano, procedimientos, e infraestructura totalmente diferente, incluso dentro de las mismas franquicias hay algunas diferencias porque no todos los locales pueden trabajar de la misma forma.

PLAN DE CONTINGENCIA DE UNA EMPRESA

Aunque no lo crean, ahorrar dinero es un excelente plan de contingencia que todas las empresas aplican, nunca sabes lo que puede ocurrir, pero siempre necesitarás dinero para solventar, por eso se recurre a guardar pequeñas sumas de dinero de las ganancias que da la empresa las cuales con el tiempo se convierten en grandes soluciones.

¿Qué debe tener este Plan?

Para que un plan sea funcional, debemos tener muchas previsiones en cuenta, como por ejemplo que la solución sea acorde a la contingencia planteada, por ejemplo, si queremos atacar un problema por un incendio, tener aspersores y salidas de emergencia bien identificadas y accesibles para el personal sería una solución más que adecuada.

Además, los planes de este estilo tienen que ser fáciles de entender, en una contingencia las personas actúan más por impulsos que por lógica, por lo tanto, si el plan en si es demasiado complejo se corre el riesgo que las personas no lo sigan debido a que el pánico no las dejaría procesar la situación.

Eso en el caso de contingencias por emergencias a desastres naturales o siniestros por supuesto, ahora, los elementos que debe tener un plan de contingencia a situaciones menos catastróficas son varios, por ejemplo, tener claro que sacrificar y que mantener para poder seguir adelante, por ejemplo, es normal que en las contingencias, personas pierdan sus empleos, las empresas en este caso tienden a eliminar al personal que es menos necesario para su funcionamiento.

También sería bueno que el plan afecte lo menos posible al personal, tu personal es el corazón de tu compañía, todos los que conserves deben estar en las mejores condiciones que la contingencia permita, es por eso que la solución económica está presente por todas las compañías, estudios revelan que los incentivos económicos ayudan a mantener la calma en los trabajadores.

PLAN DE CONTINGENCIA DE UNA EMPRESA

Pasos para elaborar

Para empezar, tienes que tener presente que los planes de contingencia son exclusivos de cada empresa, y que puedes tomar inspiración del plan de contingencia de una empresa que se asemeje a la tuya, sin embargo, solo te servirían sus bases y principios, pues las contingencias afectan de forma diferente a cada una de las empresas.

Por eso a continuación te presentaremos algunos pasos en concreto que puedes emplear, podrían salvarte la vida a la hora de problemas, pero siempre recordando que por sí solos no son útiles, estos pasos solo servirán como complemento al plan que tu diseñes. Si eres empresario puede que te interese saber ¿cuáles son los negocios rentables en pueblos pequeños?

Planificar qué se debe hacer

La planificación siempre es necesaria, por lo que tener un departamento exclusivo para esto podría ayudarte, entre sus funciones además de organizar cómo trabajara la empresa, puede estar el planificar un plan de contingencia.

Ver riesgos y buscar soluciones

Los riesgos están presentes así no haya contingencias, no hace falta esperar a que ocurra una para actuar, ve todo lo que podría dañarte en todos los ámbitos de tu empresa y luego actúa para evitarlos cada uno, evidentemente son situaciones hipotéticas y habrá unos que otros desaciertos a comparación de un escenario real, pero mejor tener una idea clara de cómo actuar.

Estrategias a desarrollar

La estrategia a usar es muy importante, así como en el ajedrez los involucrados se toman el tiempo para analizar las jugadas del rival y crear una contra jugada, en una situación de contingencia laboral, lo más acertado sería elaborar un plan que tenga en su haber la mayoría de contras para poder paliar cualquier situación adversa que pudiera dañarte permanentemente.

PLAN DE CONTINGENCIA DE UNA EMPRESA

Las estrategias a usar deben ir de lo general a lo específico, de modo que cada una cubra un aspecto y a su vez, se vaya desglosando a aspectos cada vez más dedicados a uno en específico de la compañía, así podrás reestablecerte rápidamente para poder proseguir tus actividades.

Pruebas y/o simulacros

Un personal capacitado para actuar en una emergencia podría ser la diferencia entre grandes pérdidas humanas o cero heridos, invierte tiempo en cursos prácticos y capacitaciones, el pánico no ayuda a pensar a las personas en estas situaciones, pero es más probable que con experiencia práctica sepan cómo actuar en situaciones de riesgo de muerte, un simulacro podría salvar a tu empresa y a tu personal.

Revisión periódica

Es normal que las empresas tengan normas que son inútiles, esto se debe a que son inútiles debido al tiempo en que estamos, pero en el momento que fueron implementadas representaron una mejora en el rendimiento, revisar periódicamente que norma sigue siendo útil y cual no podrá ayudarte a entrar en contingencias.

Amenazas a manejar con un Plan

El plan de contingencia de una empresa está pensado para cubrir toda clase de eventualidades, principalmente porque no se sabe de qué tipo puede ocurrir, por eso como dijimos anteriormente, todos van desde lo general a lo específico, estos tienen como base el poder corregir rápidamente situaciones irregulares y volverlas más manejables, y eliminar el problema incluso antes de que aparezca si se puede, por eso te daremos algunos tipos.

Manejo de crisis

Las crisis que pueden llegar a aparecer son difíciles de enumerar, por eso es importante tener presente que en cualquier momento podrían ocurrir huracanes o terremotos, protestas violentas como sucedió en Estados Unidos con el movimiento «Black Lives Matter», atentados terroristas e incluso un accidente en tu propia empresa.

Las crisis también pueden venir por empleados insatisfechos por alguna condición laboral, los malos sueldos, y condiciones desmotivadoras en una empresa podrían hacerte caer en crisis, siempre tienes que verificar el bienestar de tus empleados.

Muchos expertos recomiendan en estos casos la famosa matriz DOFA, la cual te permite analizar tus amenazas, debilidades, oportunidades y fortalezas, con base a todo eso ejercer un plan de acción que te permita salir airoso de todas ellas.

Seguridad de los activos

Si tienes una empresa ya constituida evita el uso de software pirata, verás, es mejor pagar con dinero que pagar con tu empresa, cuando usas un programa pirata expones tu computadora a una cantidad enorme de hackers y distintos programas maliciosos debido a que estos ocupan software dañino para poder ejecutarse «correctamente» en tu pc.

Si te preguntas en qué te afecta, te comentamos que la información filtrada de tus computadoras podría hacer caer el valor de tu empresa en la bolsa, podría incluso hacer que te roben la información o solo por molestar te secuestren la información de tus servidores por medio de un molesto Ransomware, obligándote a pagar una gran suma de dinero para no destruir tu información.

Así que evita en la medida de lo posible el tipo de este software y castiga severamente su uso en las computadoras corporativas, es mejor hacer un gasto, aunque sea grande para garantizar tu seguridad, que pagar luego a ladrones informáticos que estén extorsionándote y quitándote grandes sumas de dinero.

Problemas de gestión

Otros planes a tener listos son los que debes tener en dado caso que se muera alguien del personal operativo o corporativo, esto puede generar un desbalance que en muchos casos lleva a la ruina a grandes industrias.

Las juntas directivas tienen como objetivo el dividir el poder y las decisiones con ese fin, evitar que a la hora de la muerte de alguno de los miembros la empresa, entre en crisis y se desbalancee por completo el bienestar psicológico de sus empleados por no saber cómo actuar, tener en tu equipo personal capacitado como analistas y actuarios podría ayudarte.

Errores humanos con o sin intención

El error humano es algo que siempre estará presente debido a nuestra naturaleza, hay algunos que pueden ser perdonados debido a la alta dificultad que implique el procedimiento en sí, otros sin importar que ameritan una sanción o incluso que se tomen medidas más agresivas.

En el caso de que tengas trabajadores que decidan mostrar su poca ética profesional robando a tu empresa, ya sabes que tienes que actuar antes de que ese desfalco de capital se convierta en una fuga de dinero que te haga entrar en contingencia, también los fraudes y la mala administración deben ser erradicados.

Los malos gerentes son peores que los malos empleados, esto se debe a que un gerente es el que comanda a estos, por lo que, si sus directrices son erróneas o negativas, tu empresa podría verse muy afectada, llegando incluso a llevarte a una contingencia de la cual te cueste salir.

Ten a la orden en tu empresa un equipo de abogados especializados en varias áreas de conocimiento del derecho, ellos podrían asegurar las mejores soluciones para el resto de empleados y la misma empresa. Sería bueno que como empresario sepas cuales son los factores motivacionales de un emprendedor, podrían ayudarte a mejorar las condiciones de tu empresa.

Estas situaciones son imprevisibles, pero no imposibles de prevenir, si tienes un equipo adecuado y sabes motivarlo, reduces considerablemente que una contingencia por el capital humano pueda aparecer al menos en el futuro inmediato lo cual salvará a tu empresa de cualquier peligro.

Plan de contingencia no es plan de continuidad

Te resumiremos porque no es lo mismo, el plan de continuidad tiene como finalidad que la empresa siga trabajando como si nada hubiera pasado incluso aunque caiga un meteorito, un ejemplo un poco extremo, aunque es para que se entienda. Un plan de contingencia es para que la empresa a pesar de las adversidades que estén ocurriendo, pueda recuperar su normalidad y empezar a producir normalmente.

Si este artículo ha sido de tu agrado hay muchos otros que también podrían serlo, el mismo está hecho para ayudar a todos aquellos empresarios que busquen un poco de asesoría.

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