¿Sabes qué es un diagrama de flujo de una empresa?

El diagrama de flujo de una empresa es básicamente una herramienta mediante la cual, se puede tener un rumbo claro en la toma de decisiones que se tomaran para determinadas situaciones tanto positivas como negativas.

Diagrama de flujo de una empresa

En una empresa o en un ambiente laboral, hay diversos elementos que tienen como finalidad, el mejorar la toma de decisiones y el funcionamiento de una empresa, en este caso particular, haremos mención al diagrama de flujo de una empresa, el cual está presente mucho más de lo que tú te imaginas, el mismo tiene varias presentaciones diseñadas para optimizar el funcionamiento de la misma.

Puedes llamarlo de varias formas, puedes decirle desde diagrama de flujo de una empresa, hasta flujograma y tiene otra cantidad de nombres, sin embargo, en este artículo nos referiremos a él como diagrama de flujo, el cual está definido por muchos como una representación visual de una o más acciones con sus debidos procedimientos para efectuar o no una tarea y lograr los objetivos establecidos por la empresa.

Otra forma de verlo es también plantear una situación hipotética, de ella se desprenderá una línea que irá de principio a fin, ella irá tocando las posibles respuestas que se adapten a la duda planteada al comienzo, se responderán con un sí o un no, la elección de cual opción escoger dependerá en su totalidad de los beneficios que este aporte a la empresa, pero lo realmente posible es tener un plano con los probables resultados a obtener.

El último concepto que se puede dar para explicar el diagrama de flujo de una empresa, es verlo como una ilustración de todos los responsables que componen el ente, por ejemplo, se empezará en la cabeza del diagrama con el gerente encargado, luego se bajará a los subgerentes, luego de ellos estarían los distintos supervisores que a su vez son los que están por encima del personal base encargado de hacer el trabajo duro.

¿Por qué estos diagramas facilitan los procesos?

Los diagramas de flujo de una empresa también tienen como finalidad el representar de forma gráfica los procedimientos a seguir, y pueden ser de cualquier tipo de situación o evento que se quiera realizar, bien sea a nivel empresarial o de cualquier sector en el cual sea aplicado, además, si quieres seccionar aún más los departamentos para darle un uso específico puedes asignar uno por oficinas, así podrás hacer lo siguiente:

  1. Realizar de forma eficaz y eficiente toda clase de tareas, en un lapso de tiempo establecido y aceptado por ambas partes.
  2. Al realizar estos diagramas, lo más normal es que los hagas con base a la experiencia y conocimiento práctico que tengas sobre el negocio.
  3. Ofrecer soluciones o mejoras a los problemas que puedan estar afectándote actualmente.
  4. Tener clasificados de forma correcta los distintos tipos de clientes y proveedores que tu como organización manejas.
  5. Sin importar el grado de complejidad que tenga el diagrama de flujo de una empresa, si se aplica correctamente señalando todas las características de una empresa habrá un mejor entendimiento de los procesos empresariales.
  6. Según expertos en los distintos campos empresariales y administrativos, al aplicar estos diagramas también se mejora en gran medida la comunicación entre miembros de la organización logrando así una buena gestión de la información.

Dos factores que han resultado claves para el diagrama de flujo de una empresa, son que en primer lugar no necesitas tener un conocimiento único ni específico para poder tener un entendimiento sobre dicho diagrama, en realidad si solo prestas atención podrías entenderlo a la perfección, está diseñado así para que todos los empleados lo entiendan rápido y así minimizar los errores humanos.

En segundo lugar, los diagramas de flujo tienen distintas variables, por lo tanto, puedes hacer uno que se adapte a las necesidades empresariales que tienes, son muy versátiles, por lo que dependiendo de la empresa donde trabajes, podrías hacer uno muy artístico dibujando a mano, aunque si es una empresa tradicional bastará con que hagas un diseño bastante convencional en la computadora.

DIAGRAMA DE FLUJO DE UNA EMPRESA

¿Para qué sirve?

Una empresa usualmente está compuesta de un equipo multidisciplinario, por lo tanto, no todos tienen las mismas capacidades ni habilidades, al implementar los diagramas de flujo, ayudan bastante a la comprensión del nuevo estándar que se va a llevar en la empresa, también en la realización de las distintas actividades que se van a hacer.

Son muy usados por los equipos de trabajo, ya que por sí mismos son una herramienta más que perfecta para estudiar cuál es la mejor medida a tomar, una medida que traiga los mejores beneficios sacrificando lo menos posible, distintos elementos en cada fase del mismo, es decir, haciendo que el personal se desgaste lo menos posible, asegurándole las mejores ganancias.

Además, al ser tan explícitos, si una decisión simplemente te va a llevar a un resultado desagradable, lo sabrás, lo cual significa que si tomas una mala decisión lo sabrás desde el comienzo, ya que el diagrama de flujo de una empresa te muestra claramente cuáles son las ideas que si funcionan, las que no y si eres una persona con visión, podrás visualizar lo que le falta a tu plan gracias a esta representación gráfica.

A puerta cerrada, es normal que algunos miembros del departamento de recursos humanos de la empresa utilicen este tipo de diagramas, pero con la finalidad de estudiar si es rentable o no tener a ciertos trabajadores haciendo determinada actividad, también estudian la manera en la que se distribuyan las tareas equitativamente.

Finalmente, si todavía quieres más ejemplos de su utilidad, puedes ver el diagrama de flujo de una empresa como una herramienta diseñada para tu beneficio personal, algo diseñado específicamente para poder descifrar que es lo que funciona o no de tus procedimientos, saber a qué detalles prestarle más atención y recoger datos para modificar o eliminar datos en tus actividades.

Simbología

La elaboración del diagrama de flujo de una empresa no está hecha al azar, tampoco es algo para salir del paso, cada elemento del cual se compone juega un papel fundamental a la hora de expresar algo, es decir, existe un significado importante a la hora de usar cada una de las figuras geométricas que los componen y están interconectadas de principio a fin.

Es por esto que cada uno de los diagramas tiene elementos para ser usados sólo si la situación así lo requiere, estos a su vez están diseñados para que no sea necesario usar todos los elementos en cada cuadro, sino que más bien, cada una de sus partes está pensada y diseñada para poder ser usada según la ocasión así lo requiera y la información expresada en él se entienda fácilmente.

Esta simbología tiene figuras conocidas por todos, tienen formas geométricas las cuales están unidas por líneas, de esta forma se genera una secuencia en la cual se va describiendo de forma secuencial las acciones que se requiere realizar. Si estás buscando información sobre el diagrama de flujo de una empresa para mejorar tu emprendimiento, te recomendamos informarte sobre la plantilla del modelo canvas.

Por contrario a lo que puedas pensar, mientras más complejo y difícil de entender sea un diagrama de flujo, se vuelve más inútil, la idea es que sea lo más sencillo posible de entender, que tenga la información necesaria para que cualquiera al verlo se pueda ubicar, un diagrama con demasiadas formas, demasiadas palabras rimbombantes y complejidades podría hacer que simplemente no se entienda de la forma que se espera.

Quienes incurren en este error usualmente lo hacen por ignorancia, como todo procedimiento empresarial, tiene su ciencia, es relativamente fácil diseñar tu propio diagrama de flujo con sus respectivos cuadros, líneas e incluso agregarle flechas, pero debe ser directo, sin redundar tanto, sin pretender alcanzar una cantidad de palabras exagerada, a veces diez palabras expresan más que mil, cantidad no es igual a calidad.

DIAGRAMA DE FLUJO DE UNA EMPRESA

Los símbolos básicos para un diagrama de flujo

En líneas generales, el diseño del diagrama de flujo de una empresa es igual para todos los casos, no necesitas hacer una obra de arte ni tienes que complicarte para que parezca una, lo realmente importante aquí, es que este estructurado de forma coherente para que pueda cumplir con su función, es decir, narrar de forma coherente como conseguir una meta en específico y si es factible o no.

Hay algunos diagramas de flujo que están a la vista del público, usualmente es en sitios de comida rápida, por ejemplo, si van a un restaurante de Churro manía, y se fijan en todo el decorado de la tienda, verán que tiene un diagrama de flujo mostrando cómo se maneja la tienda, los cargos que tienen y cuantos ocupan dichos cargos, también tienen un espacio para premiar al empleado del mes.

Los diagramas tienen muchos símbolos, en su mayoría básicos, pero los que más destacan y deberías tomar en cuenta a la hora de crear el tuyo son los siguientes:

  1. Óvalo: Este símbolo es crucial y si o si aparecerá en cualquier diagrama de flujo de una empresa debido a que es el utilizado para empezar o terminar uno.
  2. Flechas: Las flechas son otro elemento presente en los diagramas de flujos, ellas se encargan de conectar cada uno de los elementos que componen un diagrama dándoles continuidad, dependiendo como estén diseñados pueden mostrar alternativas.
  3. Rectángulos: Los rectángulos en los diagramas de flujo son los encargados de contener dentro de sí toda la información referente a una parte en específico de la planificación.
  4. Rombos: En un diagrama los rombos representan interrogantes, es decir, se utilizan para plantear las dudas que pueda tener el personal al leerlo y a responderlo de la forma más concisa posible.
  5. Cuadrado: Su función es mostrar el desarrollo o también cómo se procesan los distintos elementos de la compañía.
  6. Línea continua: Este elemento de un diagrama de flujo lo que hace es indicar que existe un formulario escrito en papel, dicho formulario sirve como guía para ayudar a aclarar las dudas que puedan existir respecto al diagrama.
  7. Línea interrumpida: Básicamente representa lo mismo que el punto anterior, sin embargo, tiene como diferencia que el formulario escrito no está impreso, sino que se encuentra enteramente en formato digital.

Pasos para crear un diagrama de flujo

Para todo en esta vida existe un procedimiento, crear un diagrama de flujo de una empresa no es la excepción, en este caso debes tomar en cuenta los distintos procesos que conllevan su creación, como por ejemplo la información que se desea transmitir, si un diagrama es la forma más efectiva de transmitirla, luego los símbolos tomando en cuenta sus significados, y luego hilar todo el proceso de una forma secuencial que sea coherente.

A continuación, te dejaremos un listado con los procesos básicos que deberías seguir para elaborar un diagrama de flujo empresarial óptimo:

  1. Primero tienes que plantear una situación hipotética, no importa cuál sea, lo que importa es que tengas una vista general del panorama.
  2. Luego analizaras cada uno de los pros y contra de esa situación para poder describir el proceso de resolución de la misma.
  3. Establece cuál será el comienzo del diagrama de flujo y donde terminará.
  4. Ten a la mano un formulario en el cual se explica mediante el uso de texto como el diagrama de flujo empresarial ayudaría a resolver dicha situación hipotética.
  5. Realiza el dibujo de dicho diagrama de flujo de acuerdo a las necesidades que tengas actualmente.
  6. Toma en cuenta el significado que tiene cada figura geométrica a la hora que la vayas a asignar a cada uno de los puntos.
  7. Luego de dibujado, comprueba que cada una de las figuras se corresponda con el mensaje que quieres dar, finaliza esto haciendo las debidas conexiones mediante líneas o flechas según corresponda.
  8. Después de haber culminado el proceso de creación de tu diagrama, empieza la realización de pruebas sobre el mismo para verificar si es realmente factible o no llevarlo a cabo.

Sería bueno que tengas atención con los detalles, por ejemplo, hay elementos del diagrama de flujo que no deben chocar entre sí, es decir, evita el cruzar las líneas, esto es contraproducente porque confundirá a quien lo lea, la idea es que el diagrama de flujo de una empresa le dé de forma resumida a quien lo lee la información para llevar a cabo determinada acción, o para hacer de su conocimiento la estructura empresarial.

Es por esto que debe ser bien diseñado, con poco texto, solo el justo y necesario para que se lea a simple vista, si en tu diagrama existen algunas líneas que desentonan del resto al no poder relacionarse entonces está fallando en su objetivo, el diagrama de flujo al ser un sistema, lo más correcto es que funcione como tal al conectarse mediante la lógica. El plan de contingencia de una empresa es muy similar al diagrama.

DIAGRAMA DE FLUJO DE UNA EMPRESA

Diagramas de Flujo Online

Sin importar a que te dediques, si decides realizar un diagrama de flujo de una empresa, lo más importante que debes cuidar de él, primero es que sea fácil de entender, segundo que toda la información contenida en él sea vital y no tenga nada de relleno para alcanzar una cantidad innecesaria de palabras, mientras más resumido sea y vaya más rápido al punto, más público se sentirá atraído hacia él.

El sentido que tiene un diagrama de flujo de empresa y la razón principal para la cual está pensado, es que todos, desde los extraños que no tienen ni idea, hasta al más veterano y curtido en ese nicho, puedan involucrarse rápidamente en el tema, comprendiendo rápidamente las bases de él, un diagrama debe tener contemplado dentro de sí cuáles son las posibles soluciones para escoger y qué escenarios podrían surgir.

Actualmente hay muchos métodos para realizar un diagrama de flujo de una empresa, puedes recurrir al método tradicional de hacerlo con herramientas ofimáticas, o puedes hacerlo con una herramienta online, actualmente hay algunas muy profesionales (aunque de pago) que son capaces de hacer un trabajo bastante profesional, casi pareciendo un programa especializado.

Hay quienes están proponiendo este método como el nuevo estándar, primero porque es una alternativa más rápida, no tienes que esperar a que nadie te envié nada, solo tienes que acceder a la URL que contiene dicho diagrama y ya estaría listo, por eso actualmente esta metodología está siendo usada para presentar toda clase de procesos, capacitaciones, organigramas entre todas las posibilidades que hay.

La norma para hacer un diagrama de flujo de una empresa actualmente eran las herramientas de “Word, Power Point, Excel y Publisher”, sin embargo, actualmente existen otras que son más fáciles de usar dando mejores resultados, además que no te exigen descargar nada, solo que tengas una conexión a internet, pues el trabajo se realiza en línea y ahí mismo pues realizar los ajustes que consideres necesarios.

Algunas de estas fabulosas herramientas son la ya conocida por todos como por ejemplo Canva, la cual fácilmente puede competir con Photoshop debido a lo fácil que es usarla, su diseño intuitivo y el hecho de que tiene muchas funcionalidades por un módico precio, a comparación de programas informáticos tradicionales, otras alternativas son Lucidchart, Cacoo y Smartdraw, las cuales son herramientas online bastante útiles.

El hecho de que una herramienta esté en la nube, hace que sea más fácil para el usuario común que la use, por lo tanto, puedes hacer tus diagramas de flujo con ellas, además de que el acabado que tienen los trabajos realizados son de muy alta calidad. La capacitación del personal puede hacerse de forma rápida y efectiva con un diagrama de flujo de una empresa, aprovecha esto en tu emprendimiento.

Ejemplo de un diagrama de flujo

Si buscas en internet como es el diagrama de flujo de una empresa, todas las páginas que hablen del tema te mostraran un ejemplo lo más básico posible, pero aunque pueda confundirte, la idea de esto es que, mientras más básico sea, más fácil de entender por otros será, y tanto el más experimentado como el menos empapado en esos temas podra entender cómo elaborar el suyo.

A lo largo de este artículo te hemos mostrado varios ejemplos de diagrama de flujo de una empresa, también ejemplos que implementan el uso de uno aunque no sea precisamente empresarial, sin embargo, a continuación te mostraremos uno que podrías usar como referencia para crear el diagrama de flujo que más se adapte a tus necesidades.

Sus Ventajas y Desventajas

El uso correcto de estos diagramas tiene ventajas inmediatas en el rendimiento empresarial, aquí te listaremos algunas, aunque existen más, así podrás tener una idea de cómo las empresas llevan a cabo sus proyectos, como manejan dichos proyectos, planifican sus actividades y usan estas herramientas para capacitar a algunos de sus empleados.

Ventajas

Algunas de las ventajas que tiene el implementar un diagrama de flujo en tu empresa son las siguientes:

  1. Al segmentar y clasificar cada uno de los procesos puedes identificarlos rápidamente.
  2. Te sirve como un plan de contingencia, pues elabora rápidamente que pasos y procedimientos seguir ante futuras eventualidades.
  3. Suelen tener diseños minimalistas y fáciles tanto de entender como de mantener presentes, por lo que suelen ser tomados en cuenta mucho más que un manual.
  4. Aunque seas una persona ajena a la empresa, si lees con calma dicho diagrama de flujo, podrás entender la información que esta te proporciona, también podrás integrarte rápidamente a un equipo de trabajo.
  5. Te ahorras el tener que hacer un documento con demasiado relleno que nadie va a leer, ya que es de conocimiento de todos que la información vital que se puede decir en cien palabras, las empresas en su afán de ser “explícitos”, usan hasta diez mil palabras que suelen ser relleno y aburren al lector que no lee ni la mitad.
  6. Es una forma bastante fácil y gráfica de poder imaginar la relación que habrá entre los clientes y los distintos proveedores, por lo que puede ayudar a planificar las semanas de trabajo.
  7. Si lo lees con mucha calma, podrías usarlo para darte cuenta si tu plan de trabajo tiene fallas, corregirlas y solventar inconvenientes.

Desventajas

Las pocas desventajas que puede tener el diagrama de flujo de una empresa son las siguientes:

  1. La idea es que sean minimalistas y resumidos, mucho texto puede resultar en un diagrama complejo y difícil de entender, por lo que la planificación y seguimiento de los planes que se encuentran ahí establecidos podrían no realizarse como se espera.
  2. Está bien que haya alternativas para cubrir posibles eventualidades adversas, pero si exagera poniendo muchas variables podría resultar en un diagrama difícil de comprender por lo extenso del mismo.
  3. En sí los diagramas se crean con base a tus necesidades personales, es por eso que, solo unos pocos pueden realizar un diagrama que se adapte perfectamente a tus necesidades.

diagrama de flujo de una empresa

Tipos

Existen varios modelos para la realización del diagrama de flujo de una empresa, sin embargo, aquí te señalaremos cuatro ejemplos perfectos que puedes usar en tu empresa y que son relativamente sencillos, además, son los más usados para organizar y distribuir las distintas tareas que hace falta realizar. La toma de decisiones en una empresa puede facilitarse mucho si se implementa el uso de un diagrama de flujo en ella.

Formato Vertical

Este formato básicamente se encarga de listar de forma llamativa a la vista, desde arriba hacia abajo una serie de procedimientos que van seguidos uno del otro, para lograr así la correcta realización de una serie de procedimientos administrativos, actividades que sea necesario ejecutar y todos los planes a seguir que puedan hacer, en resumidas cuentas, este tipo de diagramas solo listara la información vital.

Formato Horizontal

Este formato horizontal se usa exactamente igual al que describimos arriba, su principal diferencia es que este ordena las ideas de izquierda a derecha, realmente es útil si te gusta más el formato de lectura tradicional, aunque pueden surgir dudas al momento de leerlo si no eres una persona atenta.

diagrama de flujo de una empresa

Formato Panorámico

Es un formato mucho más elaborado que; pese a no ser minimalista, sigue siendo lo suficientemente sencillo para expresar en breves textos ideas completas, y su función es que de la manera más breve posible se detallen dentro de cada uno de sus cuadros las ideas principales a tomar en cuenta y seguir.

Puede tener expansiones en todas las direcciones, es decir, tendrá ramificaciones tanto de forma vertical como de forma horizontal, todo según la necesidad que tenga de expresar una información concreta, y también puede mostrar situaciones similares en diferentes direcciones.

Formato Arquitectónico

Este formato para el diagrama de flujo de una empresa resulta ser el más destacado, sigue siendo minimalista, pero es muy específico, el mismo representa de la forma más explícita posible distintas tareas por realizar y además de eso, es totalmente descriptivo, lo que significa que su principal función es describir a cabalidad las tareas que se le encomiendan a cada quien.

Aunque como es bien sabido por todos, la idea de un diagrama de flujos es que sea usado para detallar etapas en las que se encuentra la compañía, también detallar los distintos procesos a seguir y diseñar estrategias para abordar a los clientes y crear un plan de venta, trazar planes de contingencia y sacar a flote la compañía, este formato por ser descriptivo puede adaptarse a todos esos casos hipotéticos.

diagrama de flujo de una empresa

Para concluir

Para finalizar este artículo resaltaremos los puntos más importantes que tiene el tema de un diagrama de flujo de una empresa, dejaremos a tu elección una serie de recomendaciones en el dado caso de que decidas crear uno para tu emprendimiento:

  1. No necesitas ser una persona que esté completamente empapada en el tema o tener unos conocimientos especializados, basta con solamente prestar especial atención a los detalles para poder entender el diagrama de flujo.
  2. Usa la simbología para reforzar tu mensaje, a lo largo de este artículo te dimos los significados de cada figura, por lo que solo debes implementarlo en tu diagrama para que sea efectivo.
  3. Son demasiado fáciles de hacer, puedes hacerlos a mano, en computadora, con internet, en fin, lo que sobran son alternativas y el diseño dependerá enteramente de ti; los diagramas de flujo se adaptan a la necesidad individual de cada quien.
  4. Los diagramas de flujo tienen como cualidad que; mediante una secuencia bien implementada te muestran por un lado los pasos a seguir, por otro las personas involucradas en dichos procesos, logrando así segmentar y administrar de mejor manera el trabajo.
  5. Los diagramas de flujo son súper útiles porque te permiten saber a ciencia cierta tus condiciones, es decir, la realidad de tu compañía, gracias a ellos podrás saber realmente si el camino que estás recorriendo será rentable o no y así corregirlo de ser necesario.
  6. Canvas es una excelente herramienta de diseño creada para no diseñadores, por lo que su objetivo es ayudar a hacer el trabajo más detallado posible así carezcas de los conocimientos necesarios, usarlo para tu diagrama de flujo podría marcar una diferencia considerable.
  7. La idea de realizar un diagrama de flujo es tener en claro que proceso implementaras, y que acción consecuente seguirá a dicho proceso, además, los símbolos complementan dicho mensaje porque te ayudan a visualizar mejor el panorama, así los involucrados en dicho proceso podrán comprender todo.
  8. Los diagramas de flujo ayudan a saber que tan productivo es o no un cargo dentro de la compañía, en muchos casos los cargos de personal base son los que sostienen toda la empresa, y todos los diagramas de flujo demuestran eso.
  9. Gracias a los diagramas de flujo puedes tener una visión amplia sobre todo lo que es realmente requerido para el funcionamiento de la empresa, y lo que puedes desechar porque en si no te aporta nada, además, al ser gráfico resulta ser un añadido perfecto a la decoración de la compañía.

Si este artículo fue de tu agrado, te recomendamos estar al corriente de este blog, seguiremos subiendo artículos relacionados al mundo de la informática, el emprendimiento, negocios y toda clase de sorpresas que muy seguramente cambiarán tu vida de forma positiva, educándote y también satisfaciendo tus necesidades de ocio.

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