¿Sabes cómo administrar un negocio? Te lo contamos aquí

En esta oportunidad, te traemos un interesante artículo sobre un tema muy importante para las personas que deseen comenzar un emprendimiento, esto se trata simplemente de ¿cómo administrar un negocio?, para que un emprendedor tenga éxito en lo que se proponga.

Como administrar un negocio

¿Qué es la administración?

En el ámbito empresarial y económico, se conoce como administración a las acciones que toma una empresa o un individuo para poder manejar todos los recursos de su negocio de manera organizada, eficiente y ahorrativa.

De esta manera se evita en lo posible las pérdidas económicas relacionadas con la mala administración de los recursos disponibles para poder manejar ciertos emprendimientos, entonces se puede decir que se trata de un concepto vital dentro del espectro económico.

Ahora bien, el hecho de que una persona en específico o un grupo de ellas desee realizar algún proyecto lucrativo, debe tener entre sus principales características el cómo administrar un negocio, esto es fundamental para que el mismo prospere y se mantenga a flote en épocas de crisis.

Saber destinar los recursos de manera correcta, manejando los ingresos y egresos del negocio, redireccionar todo lo referente a las ganancias de un sector para la reestructuración de otro es algo vital para saber cómo administrar un negocio.

En los siguientes apartados, enseñaremos al lector las pautas fundamentales de cómo administrar un negocio de manera exitosa, si se aplican todos estos puntos de manera acertada, se lograran muy buenos resultados a la larga, lo que se traduce en ganancias. Aprende todo sobre las ventajas y desventajas del marketing digital aquí.

¿Cómo administrar un negocio?

No existe una fórmula exacta para poder garantizar que todos los emprendimientos prosperen, debido a que para saber cómo administrar un negocio, se debe saber que la economía no se trata de una ciencia exacta, esta es fluctuante, y el trabajo del capital humano para poder manejar las finanzas del negocio en estas fluctuaciones es vital para su supervivencia.

Esto se logra con una buena administración de los recursos y para ello se mostraran a continuación una serie de pautas para poder lograrlo con éxito:

Seleccionar una útil herramienta que facilite administración para el negocio.

El principal obstáculo que se puede encontrar una persona para saber cómo administrar un negocio, es que estos datos deben estar muy bien organizados para que todo funcione, datos como los ingresos, los gastos y las ganancias brutas que el negocio genere.

Todo esto debe estar respaldado en una fuente de información. Además de esto existen una enorme cantidad de cálculos que se deben realizar, es por esta razón que resulta muy importante y crucial apoyarse en alguna herramienta para conseguir buenos resultados.

Existen herramientas muy sencillas pero con la garantía de efectividad si el usuario la sabe usar de manera correcta, un ejemplo de esto es Excel, y para expertos en la administración, hay herramientas muy complejas para datos más completos como lo es por ejemplo Platzilla.

Sea cual sea las opciones que se elijan, es muy importante que se cuente con un software de soporte para poder realizar las tareas administrativas de manera rápida y eficiente. Para los más principiantes en este ámbito, lo mejor es comenzar con la herramienta de Excel, la cual es fácil de operar.

Realizar un control del inventario disponible

Dentro de las tareas de cómo administrar un negocio, un error muy común que cometen los emprendedores más pequeños es que por ser dueños de su propio negocio, piensan que pueden saber la existencia total de productos en su tienda o microempresa, con solo un vistazo a los anaqueles, esto es completamente erróneo.

Un ejemplo de esto es que si venden carne, solo miran en el refrigerador y observan de manera superficial cuanta carne tienen disponible, haciéndose la falsa creencia de que poseen la suficiente carne para toda la semana, sin saber exactamente la cantidad precisa.

Como administrar un negocio

Esa es una práctica que puede salir muy cara, debido a que por tener la falsa certeza de que se cuenta con la cantidad de inventario suficiente, se sufren pérdidas a la larga, lo mejor que se puede hacer es tener todo bien inventariado, con el soporte de Excel, teniendo el control exacto de la cantidad de mercancía con la que se cuenta.

Esto es para evitar que los productos se agoten antes de tiempo, esto sucede cuando no se tiene un registro exacto de cuanto se tiene en el inventario, con un inventario bien elaborado y controlado se pueden sustituir los productos faltantes de una manera muy eficiente, de esta manera se tiene un conteo exacto y un registro de todos los productos que se tienen, Es bueno comenzar con pequeñas hojas de excel para maximizar la eficiencia en este ámbito.

Manejar todos los tipos de costos que pueden presentarse

Dentro de las maneras de cómo administrar un negocio, existe un punto muy importante, el cual es saber cuales son los tipos de costos, dentro de los mismos se encuentran los siguientes:

  • Costos Fijos.
  • Costos Variables.
  • Costos Directos.
  • Costos Indirectos

Todos estos costos deben ser muy considerados a la hora de saber cómo administrar un negocio, debido a que si se manejan de manera equivocada, se supondría pérdidas importantes para el mismo. Es muy común que las personas que comienzan su propio emprendimiento solo incluyan los gastos de la materia prima en su lista de costos, sin añadir gastos significativos como el pago del servicio del Internet, el pago del transporte, entre otros gastos a realizarse inmediatamente.

Como administrar un negocio

Si se tienen en cuenta estos costos dentro de todo el inventario y el presupuesto, se pueden adaptar mucho mejor los costos de los productos para poder tener mejores ganancias o buscar mejores proveedores para una gran experiencia al administrar todo. Estas tareas administrativas se deben manejar con números, utilizando herramientas como excel, de esta forma se eliminan las estimaciones de aproximación.

Muchos negocios han fracasado por no estimar de manera correcta los gastos que implica administrar el emprendimiento, generando muy pocas ganancias que son superadas por los gastos en sí, para evitar esto, se debe saber cuánto se gasta para poder tener una mejor noción de todo.

Elaborar un registro diario de compras y ventas

Este es un recurso muy utilizado a la hora de saber cómo se administra un negocio, una de las ventajas del registro diario de compras y ventas es que permite ahorrar tiempo.

Es muy difícil realizar todo esto a final de mes por la cantidad de cosas que se hayan vendido, esto puede aumentar el margen de error en las estimaciones, produciendo pérdidas que son perjudiciales para el emprendimiento. Por lo cual se recomienda abiertamente que apenas se venda un producto, se anote este registro en un soporte para poder asegurar el dato.

Tener un efectivo registro de clientes

Además de poder registrar todas las ventas que se realizan en el negocio, se debe tener un buen registro de los clientes que compran los productos del vendedor o del negocio que se emprenda.

Esto resulta muy útil, ya que de estos datos se pueden sacar estimaciones de la frecuencia en la cual compra, lo que gastó el cliente y el nivel de satisfacción que obtuvo con el servicio, esta información, permitirá elaborar herramientas efectivas para poder mejorar el servicio que ofrece el negocio y así atraer a más clientes.

Llevar un registro de todos los empleados que laboran en el negocio

El cómo administrar un negocio va mucho más allá de administrar los gastos, el dinero y a los clientes, los empleados son parte fundamental de un negocio, es por esta simple razón que deben ser incluidos en todo lo relacionado a la administración del negocio. Las personas que laboran a diario en estos negocios son parte fundamental del éxito o fracaso del mismo por lo cual deben ser bien administradas.

Como administrar un negocio

La administración de empleados es más cualitativa que cuantitativa, se debe evaluar su rendimiento, su actitud, y si los mismos son vendedores, evaluar su desempeño en las ventas que realicen los mismos en un tiempo determinado, este tipo de datos se vuelven muy importantes a la hora de mejorar algunos aspectos del negocio, pudiendo capacitar a los mismos empleados en zonas donde no se sientan diestros, cambiarlos de puesto o inclusive, despedirlos por ineficiencia.

Realizar una comparación de los resultados con los planes.

Una de las mejores tareas que se deben realizar para saber cómo administrar un negocio es trazar ciertos objetivos e irlos comparando con las estrategias usadas para lograrlos, de esta manera se evalúa el desempeño de la pequeña empresa para saber su alcance a largo plazo.

En el trazo de estos objetivos se deben establecer planes a corto, mediano y largo plazo, de esta manera se tiene una estimación de lo que crecerá el pequeño negocio si se dan estos objetivos satisfactoriamente. Se pueden plantear el alcance a los clientes que se puede lograr en un mes para que de esta sencilla manera se administren todos los recursos para alcanzar esa meta específica.

Si estos planes no se cumplen, se deberán tomar decisiones para poder enderezar todo lo relacionado con las ventas, el manejo de los recursos y otros puntos claves de la administración, por lo cual resulta algo muy efectivo establecer metas.

Establecer prioridades

Uno de los errores más comunes que se dan en los dueños de negocios es que creen que los recursos del negocio son de su uso personal, es por ello que disponen de dinero que no debe ser gastado en sí mismo, por lo que afecta de manera significativa el negocio, estos recursos son algo completamente aparte, y deben respetarse para que el proyecto prospere, los recursos deben permanecer siempre intactos para que éste perdure de la mejor manera posible.

Como administrar un negocio

Administración del tiempo

Es importante recalcar que, aunque los dueños de los negocios deben prestarle dedicación a los mismos, existen muchos de ellos que se esclavizan administrando los mismos, dejando de lado su vida personal, de sus hijos, de sus ocupaciones en casa, e inclusive de su salud, todo esto por el hecho de darle todo el tiempo al trabajo.

Es muy cierto que todos los negocios deben ser correctamente administrados, sin embargo, el no dejar tiempo libre para poder disfrutar de otras actividades puede afectar negativamente al dueño del negocio.

El tener algo de tiempo libre es a la larga muy beneficioso, debido a que el dueño del negocio va a poder estar mucho más concentrado, con mucho menos estrés encima, más descansado y por lo tanto, altamente eficiente en sus tareas administrativas. Cuando alguien se encuentra descansado, se le pueden ocurrir mejores ideas para poder potenciar su negocio de manera efectiva y sólida. Conoce mucho mejor todos los tipos de emprendedores que existen aquí.

Todo lo relacionado a las administración del tiempo de un empresario es muy importante para el éxito de su emprendimiento, es por esta razón que se deben tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

Delegación de tareas operativas

Cuando se tengan algunas tareas esenciales que realizar, pero sin embargo el tiempo del gerente y administrador es muy poco por las cantidad de cosas que deben realizar, se pueden delegar estas tareas a empleados de confianza dentro del negocio.

Se debe realizar una correcta identificación de los empleados que posean la capacidad y la responsabilidad de poder realizar estas tareas diarias por el gerente, estas pueden ser administrativas u operativas, va a depender del caso. De esta manera, el empleado puede tener una oportunidad única de crecer en el mundo laboral y el dueño del negocio tendrá tiempo de ocuparse en nuevas asignaciones de importancia.

Como administrar un negocio

Automatizar los procesos

La automatización de los procesos es una de las tareas esenciales a la hora de saber cómo administrar un negocio, es por esta razón que contar con un buen software para poder realizar esta automatización es esencial, esto garantiza la liberación de mucho tiempo y espacio para poder hacer otras cosas dentro del negocio o en la vida personal del empleado.

Los procesos automatizados tienen la ventaja de servir como guías a los empleados del negocio, por lo cual los errores humanos se disminuirán significativamente.

Poner énfasis en lo esencial para el negocio

Si el gerente del negocio se enfoca en lo verdaderamente importante para el mismo, se administrará de una mejor manera, es por esta razón que contar con empleados adecuados siempre es muy recomendable para sacar un emprendimiento sustentable en muchos aspectos.

Tener una agenda definida

Todo gerente que quiera saber cómo administrar un negocio de manera eficiente y efectiva, debe tener claro que el tener una agenda donde estén programadas todas las tareas a realizar es una forma muy efectiva de administrar el tiempo, por lo cual se tomarán mejores decisiones y se podrá avanzar de manera satisfactoria al cumplimiento de objetivos claros y planteados anteriormente.

Capacitaciones

Muchas personas que son dueñas de sus propios negocios, llevan muchos años manejando los mismos, es por esta razón de que tienen la falsa idea de que lo saben absolutamente todo, nada más alejado de la realidad.

En varias ocasiones, el empresario no realiza cambios en su negocio porque considera de que todo esta muy bien. Este es considerado uno de los peores errores que pueden surgir a la hora de saber cómo administrar un negocio, debido a que siempre se deben aplicar cambios y conocimientos nuevos para mejorar todo.

Actualmente, el mundo empresarial presenta una complejidad impresionante por la competencia y por los constantes avances en las estrategias de marketing y avances tecnológicos, lo cual convierte todo en una lucha constante entre las empresas y negocios pequeños por mantenerse a flote, todo esto necesita una adaptación de parte del personal para poder manejarse de forma correcta.

Pueden haber muchas opciones para que se puedan capacitar a los empleados y gerentes de una empresa específica y así los resultados de su gestión, sea significativamente más productiva implementando nuevas estrategias al negocio que se quiera emprender.

Para resultados profesionales, se recomienda que los gerentes tomen diplomados en gestión empresarial, licenciaturas en gestión administrativa y otras opciones universitarias que traerán grandes resultados a los emprendimientos que deseen realizar. También existen cursos especializados los cuales son ofrecidos por empresas que buscan capacitar personas para las gestiones empresariales y administrativas.

Antes de realizar una capacitación para saber de manera más exacta como administrar un negocio, se debe conocer que área desea reforzar la persona, debido a que son áreas específicas las que pueden fortalecerse para tener mejores resultados administrativos dentro del negocio, esto se traduce en crecimiento y ganancias.

Otra ventaja sustancial de las capacitaciones empresariales, es que de manera definida, se pueden realizar relaciones comerciales con otros empresarios y de esta manera ampliar el alcance del emprendimiento que se desee realizar. De esta manera se generan automáticamente nuevas oportunidades de negocio.

De esta manera hemos finalizado este interesante artículo sobre como administrar un negocio de forma efectiva, repasamos todo lo relacionado a los aspectos mas básicos, hasta puntos claves como la administración del tiempo y las capacitaciones para no quedarse estancado con una sola formula, gracias por leer nuestros artículos.

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