¿Cómo escanear un documento con la Pc o incluso el móvil?

Hoy en día la digitalización de documentos es un asunto muy importante para realizar labores escolares, universitarias o a nivel empresarial, pues aporta una mejor flexibilidad en cuanto a gestionar tus documentos, conoce cómo escanear un documento a continuación.

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¿Cómo escanear un documento?

Escanear un documento es algo que te pueden solicitar en cualquier parte, ya sea para guardarlo en la computadora o en el móvil, gestionando de una manera más eficiente los documentos que necesitas, ya que se pueden enviar, modificar, convertirlos en otros documentos (diferentes formatos).

Con el teléfono esto está al alcance de la persona, debido a que no es necesario utilizar un escáner o una impresora. De igual forma, escaneando los documentos puedes ahorrarte grandes cantidades de dinero para la gestión de la empresa porque elimina los costos diarios que se utilizaban en imprimir papeles o la tinta que se requiere para esa impresión dichos documentos.

Sea el lugar donde sea que requieras hacer un escáner, que bien puede ser en tu hogar o incluso el lugar donde laboras, necesitas contar con dos componentes, primero un equipo o dispositivo que sirva como hardware, el cual va a realizar la conversión del documento a formato digital, gracias al reconocimiento de imagen.

El proceso de escáner, puede ser llevado a cabo en un ordenador, tableta o a la cámara del teléfono inteligente que tengas, generando que se obtenga una copia digital del documento físico que deseas.

En segundo componente que se necesitaría para escanear documentos sería un software, este permitiría procesar la información que recoja, ya sea el escáner, la cámara del teléfono inteligente o tableta, para que se convierta en un archivo PDF que sea editable, e incluso en un archivo de imagen que se puede utilizar con diferente fines.

En los siguientes puntos, te enseñaremos ¿cómo escanear un documento? ya sea con la PC, tableta o con el teléfono inteligente, con una manera muy sencilla por medio de programas y aplicaciones que en la mayoría de los casos tienen integrada la función en el sistema operativo que tengas.

Sin embargo, en el caso de utilizar un escáner para poder digitalizar los documentos, tanto instalado como operativo,  no tendrá ningún problema y en caso de que sea la primera vez que lo haga, no te preocupes porque aquí te enseñaremos cómo escanear con ellos y digitalizar los respectivos documentos que se quieran. ¿por qué no te pasas también por Quitar virus de usb?

Aspectos positivos de escanear

Generalmente los costos que están relacionados a la gestión de los documentos en uno de los aspectos más importantes en cuanto los beneficios de la digitalización de ellos, pese a ello existen muchos más, ya que no solo es exclusivo del ámbito empresarial sino también puede ser utilizada por cualquier persona que desee archivar la información que le parezca importante y que desee conservar, como las facturas de compras, los DNI, la documentación del hogar o guardar copias de documentos o incluso de fotografías.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que un escáner no eliminará la necesidad de utilizar papel, debido a que existen trámites que no se pueden entregar o hacer el digital (aunque en la mayoría de los casos si se acepte). Entre los beneficios encontramos:

  1. La facilidad del acceso a los documentos
  2. Salvaguarda la memoria física de los documentos que se decidan escanear.
  3. Las imágenes digitales no pierden nitidez o se dañan con el tiempo, al contrario que el papel.
  4. Garantiza su conservación.
  5. Es muy versátil: debido a que ya sean imágenes digitales o documentos, se pueden incorporar a cualquier documento electrónico.
  6. Ayuda a depurar los documentos.
  7. Se puede imprimir en el momento en el que se desee, así como también en cualquier computadora.
  8. Son copias fieles a la original.
  9. Adaptabilidad: es una característica muy importante ya que se pueden modificar en varios formatos.
  10. Acelera el trabajo cotidiano, favoreciendo la productividad de los empleados de la empresa.
  11. Facilita los envíos de documentos en caso de alguna emergencia.
  12. En cuanto a la ecología, es muy interesante saber que contribuyen al medio ambiente, en vista de que disminuye la contaminación que se genera por la utilización de papel.
  13. El documento puede ser consultado de manera simultánea desde varias computadoras.
  14. Es muy eficiente, ya que elimina la necesidad de desplazarse de la comodidad de su hogar y perder tiempo localizando, ya que solo se accede desde el ordenador y se envía.
  15. Sirve como copia de seguridad de los documentos en papel originales.

Escanea documentos desde Windows 10

Windows es uno de los sistemas operativos más importantes que existen hoy en día, por tanto, está muy extendido en el nivel usuario como a nivel empresarial, por lo que lo primero que se va a enseñar es a cómo escanear un documento con Windows 10, sin la necesidad de instalar un programa.

Windows 10 tiene varias funciones, lo que genera que existan diversos métodos para poder digitalizar documentos, algunos de estos técnicas, vienen con sus respectivas herramientas integradas, como sería el “Escáner”, una aplicación que Microsoft tiene preinstalada en la mayoría de las computadores que tienen Windows 10.

En el caso de digitalizar los documentos con esta aplicación, lo único que se necesitaría sería prender el escáner, para luego hacer clic en la tecla que diga Windows (sea en el teclado o en el botón de inicio de Windows). Posteriormente, se pasa a escribir “Escáner” en la barra de búsqueda, ya que ahí le aparecerá la app como primera opción.

En el caso de que no aparezca,  significa que no se encuentra instalada, por lo que puedes dirigirte a la Tienda de Windows, y poder instalarla, debido a que es gratuita. Una vez la tengas, se pasará a comprobar que la aplicación que tienes, identifica de manera correcta el escáner, como también que aparezca en el campo Escáner.

Luego, se realizará la configuración de las opciones del documento que se va a digitalizar (se recomienda elegir el formato PDF, pero eso siempre va a depender de que lo que desees hacer con el documento); en cuanto a las opciones están de color o en una escala de grises; la resolución para poder establecer la calidad que va a tener el documento; y la ubicación donde se guardará dicho archivo en la computadora.

Cuando ya todo se encuentre a tu gusto, se tendrá que pasar a pulsar el icono de Vista previa, mostrándote un escaneado de muestra. Esto permite usar los puntos delimitadores para demarcar bien las esquinas del documento o incluso para ajustarlos solo a la zona que se vaya a escanear.

Después de revisado esto, el documento está en perfectas condiciones para digitalizarse, ahí se tendrá que pulsar “Digitalizar”, hecho eso se iniciará el escaneo del documento con los parámetros de configuración que le diste. Por lo tanto el resultado final del archivo digital, lo podrás enviar, volver a imprimir la cantidad que quieras o almacenar para un uso posterior.

Digitaliza los documentos con una Mac

Al igual que con Windows 10, el escaneo de documento no presenta ningún problema para los usuarios de Apple, debido a que luego de haber instalado el escáner para poder digitalizar los documentos, no se necesitará de ningún software de escaneo que esté integrado al sistema.

Particularmente, la aplicación que se necesitará para poder escanear documentos se llama “Captura de imagen”, ya que es la misma que se utiliza para hacer capturas de pantalla. Para encontrarla tendrás que dirigirte a Spotlight o iniciándose desde la carpeta de nombre “Aplicaciones”.

Pero primero antes de poder iniciar “Captura de imagen” se necesitará iniciar el escáner, para poder preparar el documento que se vaya a digitalizar. Luego se tendrá que iniciar la aplicación en donde aparecerá el escáner en el panel del lado lateral izquierdo de la ventana. Ahí se tendrá que hacer un doble clic para que sobre él, aparezca el interfaz de escaneo.

Posteriormente en la parte inferior, se le indicara la ubicación en donde se van a guardar los archivos una vez estos estén digitalizados. En el caso de la configuración de los otros parámetros de escaneo que estén relacionados tanto con la calidad de imagen o con el formato de los archivos, se tendrá que hacer clic en “detalles”, ya que permitirá además de mostrar los ajustes de escaneado, activar el escaneo previo del documento.

Ahí se podrá crear el marco que delimite las esquinas de dicho documento haciendo clic y arrastrando el cursor sobre la vista previa, luego se tendrá que ajustar el marco con la mayor precisión, para esto se tendrá que arrastrar los anclajes.

Después de haber delimitado el perímetro del documento que se vaya a escanear, se pasará a hacer clic en el botón que diga “Escanear”  para que se cree la versión digitalizada del documento con la ubicación y el formato que se haya configurado.

Escanea los documentos con Ubuntu

Uno de los mayores problemas para escanear documentos en Linux, puede considerarse la propia instalación del escáner o la impresora multifunción que permite el escaneo.

Luego de haber superado este problema, de ahora en adelante todo el proceso es mucho más fácil, debido a que las funciones más utilizadas  (como la que tiene Ubuntu) integran cualquiera de las necesidades para poder digitalizar los documentos.

Para poder tanto escanear como digitalizar los documentos con Ubuntu, lo que se necesita es acceder al Dash de las aplicaciones instaladas, y ahí escribir en la búsqueda la aplicación “Simple Scan”, cabe destacar que esta viene integrada por defecto a Ubuntu generalmente.

Después de iniciarla por primer vez, se podrán establecer cada uno de os parámetros de escaneado, así como también de la calidad, tan solo al hacer clic en el icono de opciones y de ahí te mandara a Preferencias. Te recomendamos leer Componentes de una computadora.

Posteriormente, se tendrá que pulsar sobre la flecha que mostrara del lado derecho, el botón “Escáner”, y de ahí se pasara a elegir las opciones de escaneo que se encuentren disponibles, estas van a depender de si se quiere un escáner de un solo documento en una página, un documento en varias páginas, o incluso en una foto.

Luego se pasara a mostrar la vista previa del documento que coloco previamente en la bandeja del escáner. Después de haber obtenido la vista previa, se podrá mejorar la calidad del archivo, para esto se tendrá que ir rotando la vista con la finalidad de darle la vuelta al documento o incluso recortarlo para que se muestre la parte que solo le interesa, para esto se tendrá que utilizar las herramientas de edición que se encuentra en la parte inferior.

Cuando ya esté todo como le guste, podrá hacer clic en el icono de “Guardar”, este se encontrará en la esquina superior derecha, de igual forma podrá elegir el archivo que tendrá el documento una vez digitalizado y la ubicación en donde desea guardarlo en la computadora. Una vez guardado se mostrará el archivo escaneado.

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Digitaliza documento y fotos con Android

En el caso de descargar una aplicación para poder digitalizar los documentos; en Google Play se podrán encontrar grandes cantidades de aplicaciones que permiten escanear los documentos que desees de una manera muy sencilla, estos se pueden encontrar tanto pagos como gratis; sin embargo, en este artículo, se te enseñara como escanear un documentó sin la necesidad de instalar una aplicación.

Para ello solo se necesita abrir la aplicaciones Google Drive, esta se encuentra presente en la mayoría de los dispositivos de Android (en el caso de no encontrarla, esta se puede instalar de manera gratuita en Google Play).

Después de hacer esto, se procederá a pulsar el icono de “Añadir (+)”, este está ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla, ahí podrá elegir la opción de escaneado. Esto activará la cámara del dispositivo que tengas, para que así puedas digitalizar los documentos que quieras.

Una vez que ya este todo cuadrado, se tendrá que pulsar el botón de disparo de la cámara y tendrás capturado el documento. El siguiente paso, sería mejorar la calidad del documento escaneado, para esto se tendrá que realizar uno de los ajustes más importantes de cualquier escáner, el llamado recorte.

Con el se tendrá que tocar sobre el icono “recorte”, que se entra en la barra superior, para luego arrastrar los puntos de anclaje hasta que se ajunten los bordes del documento. Posteriormente aparecerá una ventana con la ampliación de la imagen, con la finalidad de que resulte mucho más sencillo realizar el ajuste con suma precisión.

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Por último, se pasara a tocar el icono de “aceptar” para poder actualizar los cambios que se realizaron gracias al resorte, después se tendrá que volver a tocar el icono para terminar con la digitalización del documentó. El archivo se subirá de manera automática en el espacio de almacenamiento en Drive en formato PDF, ahí podrás tanto compartirlo, como editarlo, imprimirlo o incluso firmarlo.

Escanea documentos con el IPhone o IPad

Si no sabes cómo escanear un documento desde el IPad o el IPhone, este es el lugar perfecto para ti, ya que es súper fácil, gracias a las nuevas funciones que se encuentran incluidas en la actualización de ¡OS 11, en donde la más destacada, es la aplicación que tiene las opciones disponibles en la aplicación de Notas, con ella podrás llevar a cabo las digitalizaciones de los documentos sin la necesidad de descargar ninguna aplicación.

Esta es una de las funciones más nuevas que tiene Notas, con la cual se pueden digitalizar tanto los documentos como también añadirlos a una nota que permitiría compartir con otros dispositivos, e incluso guardarla en iCloud, enviarla por correo e imprimirlo.

Para esto, se necesitara abrir la aplicación de Notas en el ¡Phone  o ¡Pad, con la finalidad de crear una nota a la cual se le adjuntara el documento que se vaya a digitalizar. Luego se procederá a tocar el icono “+”, este se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla, ahí elige la opción que diga “Escanear documentos”.

Posteriormente se pasara a abrir la cámara del dispositivo, se tiene que colocar el documento plano en una mesa, después se situara la cámara lo más paralela posible al documento, para que esta cubra la totalidad del documento, tomando en cuenta que he tiene que evitar lo más posible el máximo de la perspectiva en el momento en el que se vaya a digitalizar el documento.

Cuando se encuentre perfectamente, se tocará el botón de disparo de la cámara. Luego se arrastraran los puntos de recorte, de forma que estos se ajusten lo máximo posible a las esquinas del documento o de la zona que se quiera escanear para que se pueda recortar y eliminar los elementos restantes del entorno del documento.

Después se tendrá que seleccionar la opción de “Conservar” archivo escaneado, una vez hecho esto, el sistema se encargará de eliminar la posible perspectiva de la foto, creando el documento perfectamente plano. Otra solución que traemos para ti y que es igual de importante, es la de Quitar marca de agua.

Lo siguiente será hacer clic en “Guardar” para que se adjunte a la nueva nota.  Puedes incluso mejorar varios aspectos de la imagen, ya sea la calidad (Que se encuentra en la parte superior derecha) para poder ajustar los parámetros de color, de la rotación o del recorte, tras esto se guarda y se gestiona como si fuera un nota.

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